We kennen het allemaal. Na weken en maanden zoeken heb je eindelijk dé kandidaat in het vizier! Een paar goede gesprekken, contractonderhandeling en… weg is de kandidaat. Hoe kan dat nou?
In de blog van vandaag geef ik je graag een aantal tips die je helpen om een sollicitatieprocedure tot een succes te maken.
#1: Snel schakelen. Sollicitanten hebben vaak meerdere procedures tegelijkertijd lopen, om zo een goede keuze te kunnen maken. Zeker in tijden van schaarste, zoals in de IT, geeft snel schakelen jou als werkgever een voorsprong op je ‘concurrenten’. Ik zie het regelmatig gebeuren dat het inplannen van gesprekken, de daarop volgende feedback en het volgende gesprek te veel tijd kost en zo een aantal weken duurt. Het kan dan zomaar gebeuren dat een kandidaat elders al een aanbieding heeft gekregen, terwijl het eerste gesprek bij een andere organisatie net staat gepland. Ben jij enthousiast over een sollicitant? Laat dat dan ook aan hem of haar merken en pak door! Het is soms best even puzzelen met al die volle agenda’s, maar je zou bijvoorbeeld kunnen overwegen om sollicitatiegesprekken voorrang te geven op afspraken die minder prioriteit hebben.
#2 Probeer eens wat anders. De meeste sollicitatieprocedures bestaan uit 2 gesprekken en aansluitend een arbeidsvoorwaardengesprek. Dat kan natuurlijk prima werken, maar er zijn wel manieren om op te vallen tussen de andere werkgevers (en stiekem de sollicitant ook wat beter te leren kennen). Tijdens reguliere sollicitatiegesprekken kom je best veel over de kandidaat tegenover te weten, maar je ziet hem nog niet aan het werk. En andersom geldt ook: een aantal gesprekken in de vergaderzaal geeft een aardige indruk van het bedrijf, maar in de kantoortuin heeft hij of zij nog niet gezien. Ik heb een aantal klanten die na het eerste gesprek, wat in basis een goede indruk geeft, een meeloopdag(deel) organiseren. Op die manier zie je een kandidaat aan het werk, kan hij of zij kennismaken met toekomstige collega’s en een goede indruk vormen van de organisatie. Ook zou je bijvoorbeeld een ‘proefdag’ kunnen organiseren. Dat werkt vooral goed als je meerdere vacatures open hebt staan. Tijdens deze dag, die dan als 2e gesprek fungeert, kun je diverse dingen achter elkaar organiseren: kennismaking met collega’s, een bedrijfspresentatie/rondleiding, het uitwerken van een casus of opdracht, het geven van een presentatie, lunch, etc. Eigenlijk is dat een heel ontspannen manier om elkaar beter te leren kennen. En als je dan aan het einde van de dag ook nog direct kunt laten weten of de kandidaat een aanbieding krijgt, heb je tip 1 ook meteen gehad
#3 Ga uit van gelijkwaardigheid. Waar een sollicitatiegesprek voorheen nog wel eens het karakter kon hebben van ‘waarom zouden we jou moeten aannemen’ is dat nu toch wel anders. De nieuwe generatie gaat veel meer uit van gelijkwaardigheid. Er valt immers genoeg te kiezen. Het helpt dus om de sollicitatieprocedure zo laagdrempelig als mogelijk te houden. Voer het gesprek op een gelijkwaardige manier en sluit qua communicatie zoveel mogelijk aan bij de sollicitant. En denk na over het aantal gesprekspartners: een delegatie van 4 personen kan echt een afschrikkende werking hebben. Ook de tools die je tijdens het sollicitatieproces inzet, kunnen je helpen. Whatsapp in plaats van een sollicitatieformulier, een chatbot in plaats van een telefoonnummer.
#4 Waarom wil je deze sollicitant spreken? Het klinkt wellicht logisch, maar het geldt nog steeds: een goede voorbereiding is het halve werk. Vorm jezelf een zo compleet mogelijk beeld van een sollicitant als je zijn of haar sollicitatie ontvangt. Als je besluit een kandidaat uit te nodigen, moeten vragen over diploma’s, werkervaring, certificeringen, reistijd, etc. allang beantwoord zijn. In het gesprek heb je dan alle tijd voor dingen die écht belangrijk zijn: past iemand in onze cultuur, wat is jouw motivatie, wat heb jij nodig om succesvol te zijn, wat houdt de functie exact in, etc. Alleen een telefoonnummer en LinkedIn profiel is dan wel laagdrempelig voor een sollicitatie, maar de vraag is of je dan voldoende voorbereid het gesprek kunt aangaan.
#5 Stel de kandidaat gerust. Soms kan een sollicitatiegesprek veel stress of zenuwen veroorzaken bij een sollicitant. Hoe jammer is het dan als een kandidaat zichzelf niet op een goede manier kan presenteren en je de kandidaat misschien onterecht afwijst? Zenuwen zijn meestal op een eenvoudige manier weg te nemen. Vaak helpt het al om het gewoon te benoemen: “Ik merk dat je zenuwachtig bent, klopt dat? Dat is echt niet nodig, want…”. Het kan ook helpen door bijvoorbeeld te starten met de rondleiding of wat uitgebreider de tijd te nemen voor de introductie van jouw organisatie. Zodra je de kandidaat ziet ‘ontdooien’ kun je dan meer ontspannen de diepte ingaan.
Dit waren 5 tips om sollicitatiegesprekken succesvoller te maken. Heb jij ook ideeën, die wij over het hoofd hebben gezien? Wij horen het graag van je!
Door: Ton
